Bagaimana Melatih Karyawan Anda menjadi Lebih Baik


Tidak peduli apakah peran yang Anda miliki dalam menjalani kehidupan profesional, apakah sebagai seorang entrepreneur, eksekutif atau marketing lapangan, pastinya Anda akan mempunyai reaksi, perasaan dan pemikiran bagaimana meraih sukses, yakni mencapai hasil akhir terbaik.  Hal ini bukanlah perilaku yang aneh jika Anda menginginkan sebuah pencapaian tinggi, namun perlu kiranya Anda dalam menunjukkan keinginan berprestasi besar Anda dapat melihat kondisi dan situasi lingkungan, tiada lain dengan tujuan agar perilaku dan sikap Anda dapat diterima sebagai bagian dari sebuah upaya untuk membangun performa tim yang lebih baik, tanpa adanya tekanan berlebihan.

1.  Edukasi Pemimpin Anda

Mulailah dari pemimpin tertinggi dalam perusahaan Anda dengan mengajarkan pentingnya coaching dan counseling.  Mintalah masukan dari sudut pandang mereka dan keinginan mereka untuk turut berperan dalam initiatif pelatihan.  Jelaskan manfaat dari aplikasi program pelatihan ini terhadap organisasi.

2.  Identifikasi Pelatih, Partisipan atau Sponsor

Carilah individu yang cocok untuk mengikuti program pelatihan sebagai pelatih. Mereka mungkin Anda dapatkan dari talent management atau mungkin orang-orang bisnis itu sendiri.  Mintalah mereka mendukung program ini dan membantu mengidentifikasi peserta lain yang dapat terlibat sebagai partisipan ataupun sponsor

3.  Kelola Ekspektasi

Pastikan tujuan yang jelas dari program pelatihan Anda, baik kepada calon pelatih internal, para sponsor dan tentunya manajer dan kolega Anda.  Setiap individu perlu tahu peran serta dan tujuan diselenggarakannya program tersebut.

4.  Lakukan Pelatihan

Ketika mendaftarkan orang-orang dalam program pelatihan, tidak lain hal ini bertujuan melatih mereka sebagai pelatih bagi internal perusahaan Anda. Pastikan mereka akan dilatih oleh yang berpengalaman dan program pelatihan yang tepat untuk menjadikannya sebagai pelatih bagi karyawan Anda.  Mereka harus memahami peran dan tanggunggjawabnya menjadi peserta pelatihan.

5.  Ukuran Keberhasilan

Saat Anda akan memulai program pelatihan maka tetapkan standar ukuran keberhasilannya.  Tidak perlu membuat ukuran yang komplek seperti ROI, namun cukup standar sederhana yang mudah dimengerti dan dipahami banyak pihak.  Mewawancarai mereka atau melakukan survei tentang manfaat yang mereka terima juga sebuah ide yang sangat baik. Selain itu, pastikan untuk meminta manajer peserta program tentang perubahan yang terjadi terhadap perilaku karyawan mereka setelah dilatih.

sumber

Iklan

Motivasi Karyawan Agar Giat Bekerja


motivasi karyawanMemberikan motivasi karyawan itu sangat penting. Karena dengan motivasi yang tinggi karyawan akan lebih giat bekerja. Untuk itu, baik anda sebagai bos atau pun sebagai karyawan sendiri, ada baiknya untuk selalu memotivasi diri. Sebagaimana saya pernah menuliskan pentingnya motivasi itu sendiri.

Memiliki motivasi bisa membantu Anda mencapai keberhasilan dalam karir. Tidak hanya untuk pebisnis saja termasuk juga untuk karyawan. Namun, tak sedikit karyawan yang belum mempunyai motivasi tersebut. Bagaimana dengan anda? Apakah Anda salah satu karyawan yang berusaha memotivasi? Kali ini saya akan berbagi bagaimana menjadi atasan yang bisa memotivasi karyawannya. Berikut ini adalah cara memberikan motivasi karyawan seperti dikutip dari Forbes.

1. Menjadi atasan yang Dapat Dipercaya
Jadilah atasan yang dapat dipercaya. Seorang pemimpin yang memperlakukan para karyawannya dengan layak dan selalu mendukung para karyawannya, bisa dipercaya dan dapat memotivasi karyawannya tersebut untuk memenuhi harapan perusahaan. Menjadi pemimpin yang yang bersifat terbuka dengan bawahannya juga bisa memicu mereka untuk berhasil.

2. Mengakui pekerjaan karyawan
Mengakui pekerjaan yang dilakukan karyawan termasuk cara memberikan motivasi karyawan. Dengan cara ini, pekerjanya pun akan berusaha untuk bisa bekerja lebih baik lagi, baik itu untuk mencoba hal yang baru atau meningkatkan keterampilan yang ada.

3. Berikan kesempatan kepada karyawan untuk meningkatan Karir
Dengan memberikan kesempatan karyawan untuk meningkatkan karir, itu merupakan salah satu faktor yang dapat memotivasi karyawan. Jadi, berikanlah karyawan kesempatan untuk meningkatkan karir. Buatlah program-program peningkatan karir.

4. Buatlah Karyawan Bahagia
Atasan yang baik akan membuat karyawannya bahagia dan puas dengan pekerjaan mereka. Pekerja yang bahagia, juga akan memiliki rasa percaya diri, sehingga mereka bisa menyelesaikan tugasnya dengan lebih baik. Cara membuat karyawan bahagia bisa dengan memberikan bonus atau kejutan pada karyawan.

5. Kenaikan Gaji
Uang tidak diragukan lagi merupakan cara yang terbaik untuk memotivasi siapa saja yang bekerja. Tetapi jika uang tambahan menjadi satu-satunya motivator utama, itu tentu tidak akan bertahan lama.

Para pegawai pernah mengatakan usaha terbaik untuk membuat mereka maju, jika pekerjaan menghasilkan beberapa tambahan uang. Lebih dari itu para pegawai merasa harus ada sesuatu yang lebih yaitu perasaan bahwa mereka sedang melakukan pekerjaan penting.

6. Memberikan rasa Takut
Menakuti pegawai atau mencoba membuat mereka berada pada keadaan yang paling sulit dengan memarahi atau mengancam, kadang-kadang bisa efektif untuk sementara waktu. Tapi langkah ini lebih banyak kelemahannya. Anda tidak akan memiliki loyalitas pegawai ketika sedang membutuhkan.

Karyawan yang takut, bukanlah karyawan yang inovatif. Lebih buruk lagi mereka memilih pindah ke perusahaan lain. Bisa jadi orang yang paling berbakat ini kabur ke perusahaan pesaing Anda.

7. Mengadakan Kompetisi
Sebagian tambahan untuk memberikan motivasi karyawan adalah dengan mengadakan kompetisi. Namun, sebaiknya kompetisi ini harus di adakan dengan tepat sebagai langkah untuk memotivasi karyawan saja, karena bisa saja ini malah akan membuat perpecahan sebagai satu tim seharusnya saling membantu untuk mencapai tujuan bersama. Pesaing sesungguhnya adalah perusahaan lain. Kompetisi tidak pernah ada di dalam tim Anda sendiri.

Dapatkah Anda bekerja lebih cepat daripada orang lain? Dapatkah Anda menjual produk lebih banyak dari yang lain? Dapatkah Anda menyelesaikan panggilan layanan dengan lebih cepat? Semua cara ini terlihat efektif agar karyawan mau bekerja lebih giat, tapi mungkin juga efeknya hanya jangka pendek. Jadi bisa-bisa anda sebagai bos untuk memberikan motivasi kepada karyawannya.

sumber

MERANCANG SISTEM PENILAIAN KINERJA KARYAWAN


Ada beberapa jenis penilaian kinerja karyawan seperti system tradisional, penilaian diri, penilaian oleh atasan, dan penilaian 360 derajad (umpan balik). Penilaian kinerja karyawan umumnya dilakukan secara formal atau terstruktur. Apabila dilakukan secara informal, manajer dapat bertemu dengan para anggota tim untuk mendiskusikan kinerja karyawan dalam periode tertentu dalam suasana rileks dan tidak kaku. Baik secara formal maupun informal, perlu ditelaah beragam faktor yang berpengaruh terhadap kinerja karyawan.

        Perlu dinilai apakah keterkaitan tujuan perusahaan dan tujuan karyawan telah tercapai. Perlu dilakukan bagaimana menyediakan unsur pendukung agar kedua tujuan itu tercapai. Bagaimana secara rutin dilakukan penelaahan apa yang telah dicapai karyawan dan kelompok karyawan tanpa harus menunggu timbulnya masalah. Selain itu penilaian termasuk dengan cara diskusi pun dilakukan untuk merumuskan harapan-harapan masa depan dan faktor-faktor apa saja yang perlu diperbaiki dan dikembangkan. Apabila dianggap perlu ada peninjauan kembali tujuan yang telah disusun dan menyusun langkah-langkah operasional yang lebih efektif. Karena itu perlu ada manajemen penilaian kinerja yang sistematis.

        Proses perancangan sistem penilaian melibatkan: manajer, karyawan dan ahli sumberdaya manusia dalam membuat keputusan tentang:

    • Isi dari pengukuran : ada tiga pilihan terkait dengan kinerja
      • Fokus penilaian : outcome yang langsung terkait dengan misi dan tujuan organisasi dan kebutuhan pelanggan; penggunaan waktu, tingkat kepuasan pelanggan dsb,
      • Jenis kinerja : contoh pekerjaan manajer dilihat dari keberhasilan menerapkan model perencanaan dan pengorganisasian; ada enam kriteria (1) kualitas proses dan hasil, (2) jumlah hasil, nilai hasil persiklus waktu tertentu, (3) waktu yang dipakai, (4) cost efektif yaitu manajemen sumberdaya secara efisien (biaya-penerimaan), (5) derajad kebutuhan supervisi dan (6) pengaruh antarpersonal seperti harga diri, persahabatan dan kerjasama.
      • Perumus level kinerja : tiga bentuk berbeda (1) kondisi sifat; sangat puas sampai sangat tidak puas, (2) deskripsi perilaku atau kejadian kritis; apa yang terjadi ketika karyawan dinilai, dan (3) outcome atau hasil; jumlah unit produk, jumlah keluhan pelanggan, jumlah unit produk yang ditolak; jumlah ketidakhadiran karyawan.
    • Proses pengukuran
      • Ada minimum tiga pilihan dalam proses ini : (1) tipe skala ukuran; kebanyakan bersifat ordinal, peringkat kualitatif; interval, (2) tipe instrumen penyusunan peringkat; dapat membandingkan antarperingkat kinerja dan antar personalia, dan (3) metode penghitungan skor.
    • Karakteristik administrasi penilaian kinerja :

(1) frekuensi dan waktu bervariasi bergantung pada fungsi kegiatan; tiap bulan-dua bulan selama enam dan 12 bulan, jadi intervalnya beragam,

(2) media koleksi data berupa komputer dan bentuk lainnya seperti manual,

(3) metode umpan balik dari hasil penilaian kinerja seperti untuk pengembangan karyawan dan kebijakan perusahaan dalam hal kompensasi, pengembangan sumberdaya manusia, dan lingkungan kerja yang nyaman, dan

(4) pengembangan sistem penilaian; (a) mulai dari analisis pekerjaan; (b) spesifikasi dimensi kinerja dan perumusan kinerja; (c) skala pengukuran kinerja; (d) pengembangan format dan program pengukuran peringkat; (e) pengembangan prosedur penskoran; (f) pengembangan proses pemberian peluang tentang saran-saran dari karyawan.

        Uraian di atas bersifat umum. Ketika perusahaan akan menerapkan teknik penilaian tertentu maka deskripsi di atas bisa mengalami modifikasi. Hal ini sangat berkait pula dengan tipe organisasinya apakah  bergerak di bidang bisnis ataukah non-bisnis. Yang non-bisnis,apakah dalam bentuk organisasi sosial,pegwai negeri, ataukah militer.

Diadopsi dari Sjafri Mangkuprawira dan Aida Vitayala Hubeis. 2007. Manajemen Mutu SDM. PT Ghalia Indonesia

BUDAYA KERJA


Mengapa produktivitas kerja SDM Indonesia tergolong rendah di ASEAN  atau cuma sekitar dua pertiganya ketimbang SDM Singapura, Malaysia, Thailand, dan Filipina? Apakah terkait dengan budaya kerjanya? Budaya kerja merupakan sistem nilai, persepsi, perilaku dan keyakinan yang dianut oleh tiap individu karyawan dan kelompok karyawan tentang makna kerja dan refleksinya dalam kegiatan mencapai tujuan organisasi dan individual. Kalau dalam suatu perusahaan maka tujuannya tercermin dalam nuansa mencapai profit yang maksimum. Sementara dari sisi individu adalah mencapai kinerja maksimum untuk meraih kepuasan (utility) yang maksimum.

Budaya kerja diturunkan dari budaya organisasi. Budaya organisasi itu sendiri merupakan sistem nilai yang mengandung cita-cita organisasi sebagai sistem internal dan sistem eksternal sosial. Hal itu tercermin dari isi visi, misi dan tujuan organisasi. Dengan kata lain, seharusnya setiap organisasi termasuk para anggotanya memiliki impian atau cita-cita. Setiap anggota memiliki identitas budaya tertentu dalam organisasinya. Dalam perusahaan dikenal sebagai budaya korporat dimana di dalamnya terdapat budaya kerja.

Seperti dalam suatu perusahaan, cita-cita (visi) sebagai identitas organisasi, misalnya menjadikan dirinya sebagai bisnis terkemuka dengan ciri-ciri berdaya inovasi tinggi, pionir dalam bidangnya, penggunaan  teknologi dan sumberdaya manusia yang tangguh, mampu beradaptasi pada lingkungan global termasuk berperan di dalam peningkatan kesejahteraan lingkungan.

Untuk mencapai itu maka posisi mutu SDM karyawan menjadi sangat penting karena karyawan adalah pemeran utama dan bukan yang lain. Karena itu, dalam bekerja maka setiap karyawan hendaknya memiliki cita-cita yang berupa kehendak mengenai sesuatu yang ingin dituju dan dicapai. Sebagai tujuan antara misalnya dapat berbentuk keinginan untuk memperoleh status sosial, pengembangan karir, dan memperoleh kompensasi; Sedang sebagai tujuan akhir adalah keinginan untuk mencapai kesejahteraan sosial ekonomi yang maksimum bagi diri dan keluarganya.

Untuk mencapai cita-cita yang dikehendaki  maka tiap karyawan perlu mengoptimumkan mutu sumberdayanya. Bentuk ukuran SDM karyawan yang optimum yaitu produktivitas kerja yang maksimum. Dalam konteks budaya kerja, produktivitas tidak dipandang hanya dari ukuran fisik tetapi juga  dari ukuran produk sistem nilai. Karyawan unggul menilai produktivitas atau produktif adalah sikap mental:

Hari ini harus lebih baik dari hari kemarin dan hari esok harus lebih baik daripada sekarang. Jadi kalau seorang karyawan bekerja, dia akan selalu berorientasi pada ukuran nilai produktivitas  atau minimal sama dengan standar kinerja perusahaan. Dengan kata lain, bekerja produktif sudah merupakan  panggilan jiwa dan disemangati  dengan amanah atau komitmen tinggi sehingga  menjadi bagian dari etos kerja keseharian (terinternalisasi):  Tanpa diinstruksikan atasan karyawan seperti ini  akan bertindak produktif. Inilah yang disebut sebagai budaya kerja.

Aktualisasi budaya kerja produktif sebagai ukuran sistem nilai mengandung komponen-komponen yang dimiliki seorang karyawan (Moeljono, 2004) yakni:

  1. pemahaman substansi dasar tentang makna bekerja
  2. sikap terhadap pekerjaan dan lingkungan pekerjaan
  3. perilaku ketika bekerja
  4. etos kerja
  5. sikap terhadap waktu
  6. cara atau alat yang digunakan untuk bekerja.

Semakin positif nilai komponen-komponen budaya tersebut dimiliki  oleh seorang karyawan maka akan semakin tinggi kinerjanya, ceteris paribus.

Agar budaya kerja dapat tumbuhkembang dengan subur di kalangan karyawan dan staf maka dibutuhkan pendekatan-pendekatan melalui tindakan manajemen puncak dan proses sosialisasi.

  1. Tindakan manajemen puncak
    • Apa yang dikatakan manajemen puncak akan menjadi panutan karyawan.
    • Bagaimana manajemen puncak berperilaku akan menunjukkan karyawan bersikap dalam berkomunikasi dan berprestasi untuk mencapai standar kinerja perusahaan.
    • Bagaimana manajemen puncak menegakkan norma-norma kerja akan menumbuhkan integritas dan komitmen karyawan yang tinggi.
    • Imbalan dan hukuman yang diberikan manajemen puncak akan memacu karyawan untuk meningkatkan semangat dan disiplin kerja.
  2. Proses sosialisasi

Proses sosialisasi dilakukan dalam bentuk advokasi bagi karyawan baru untuk penyesuaian diri dengan budaya organisasi. Sosialisasi dilakukan ketika mereka sedang dalam tahap penyeleksian atau prakedatangan. Tiap calon karyawan mengikuti pembelajaran sebelum diterima.

Setelah diterima para karyawan baru melihat kondisi organisasi sebenarnya dan menganalisis harapan-kenyataan, antara lain lewat proses orientasi kerja. Pada tahap ini para karyawan berada dalam tahap “perjuangan” untuk menentukan keputusan apakah sudah siap menjadi anggota sistem sosial perusahaan, ragu-ragu ataukah mengundurkan diri. Ketika karyawan sudah memutuskan untuk terus bekerja, namun  proses perubahan  relatif  masih membutuhkan waktu yang lama maka tiap karyawan perlu difasilitasi dengan pelatihan dan pengembangan diri secara terencana.

Dalam hal ini, karyawan harus membuktikan kemampuan diri dalam  penguasaan keterampilan kerja yang disesuaikan dengan peran dan nilai serta norma yang berlaku dalam kelompok kerjanya sampai mencapai  tahap metamorfosis.

Secara keseluruhan keberhasilan proses sosialisasi akan sampai pada tahap internalisasi yang diukur dari : produktivitas kerja, komitmen pada tujuan organisasi, dan  kebersamaan dalam organisasi.

Hasil penelitian Harvard Business School (Kotter dan Heskett,1992) dalam Moeljono (2004), menunjukkan bahwa budaya korporat mempunyai dampak kuat terhadap prestasi kerja suatu organisasi. Ada empat alasan mengapa pengaruh itu terjadi :

  1. Budaya korporat mempunyai dampak nyata pada prestasi kerja ekonomi perusahaan dalam jangka panjang.
  2. Budaya korporat bahkan mungkin merupakan faktor yang lebih penting di dalam menentukan keberhasilan atau kegagalan suatu perusahaan dalam dekade mendatang.
  3. Budaya korporat yang menghambat prestasi keuangan yang kokoh dalam jangka panjang adalah tidak jarang juga ditemukan; Budaya itu berkembang dengan mudah dan  bahkan dalam perusahaan yang penuh dengan orang yang bijak dan cerdas.
  4. Walaupun sulit diubah, budaya korporat dapat dibuat untuk lebih meningkatkan prestasi.

Diadaptasi dari Tb.Sjafri Mangkuprawira dan Aida Vitayala Hubeis, 2007, Manajemen Mutu SDM, PT Ghalia Indonesia.